Delovna učinkovitostSte si kdaj zaželeli, da bi bil dan nekaj ur daljši? Delovne obremenitve so vse večje in pogosto nam zmanjka časa, da bi v enem dnevu naredili vse, kar smo si zadali. Z nekaj preprostimi ukrepi lahko bolje izkoristimo čas in postanemo učinkovitejši pri delu.

1. Načrtujmo svoj delovni teden

Vsak ponedeljek namenimo eno uro načrtovanju delovnega tedna. Zapišimo vse naloge, ki jih moramo opraviti, in za vsako nalogo določimo, kako pomembna je. Nato pripravimo seznam nalog za vsak dan v tednu. Tako bomo vsak dan točno vedeli, kaj moramo narediti, prav tako bomo v svojem urniku lažje našli čas za urejanje morebitnih nepričakovanih zadolžitev.

2. Delegirajmo

Pogosto si pri delu zadamo več, kot zmoremo narediti. Zato smo zaradi časovne stiske v stresu, naloge pa opravimo površno. Ena izmed značilnosti učinkovitih posameznikov je delegiranje nalog. Osredotočimo se na naloge, za katere smo usposobljeni in jih bomo dobro opravili, druge naloge pa zaupajmo kompetentnim sodelavcem.

3. Pazimo na komunikacijo

Neustrezna komunikacija nam lahko vzame veliko časa. Hitro napisano elektronsko sporočilo s slabimi navodili ali žaljiv odnos do sodelavca lahko zelo negativno vplivata na naše delo, saj bomo morali investirati dodaten čas, da zgladimo nesporazume. Veliko učinkoviteje je, da pred pomembnim pogovorom, obvestilom in podobnim dobro razmislimo, kakšen je namen našega sporočila in kako bomo to povedali oziroma napisali. Res je, da bomo za to porabili nekaj dodatnih minut, a hkrati si lahko prihranimo ure, izgubljene zaradi neustrezne komunikacije.

4. Dokončajmo naloge

Naloge, ki jih naredimo le do polovice, predstavljajo velik vir stresa. Nedokončane naloge nas namreč obremenjujejo in nam preprečujejo, da bi se osredotočili na ostale pomembne aktivnosti. Po drugi strani nas, ko končamo nalogo, preplavijo endorfini, ki povzročijo, da se počutimo srečne, zadovoljne in sproščene ter nam hkrati dajo energijo, da se lotimo nove naloge. Če je le mogoče, zatorej poskusimo dokončati nalogo, preden se lotimo nove.

5. Osredotočimo se na najpomembnejše naloge

Paretovo načelo 80/20 pravi, da 20 % vzrokov povzroči 80 % posledic, kar pomeni, da je 80 % naše delovne uspešnosti v enem dnevu posledica 20 % aktivnosti, ki smo jih naredili v tem dnevu. Če torej naredimo teh 20 % aktivnosti, bomo naredili mnogo več, kot če bi končali vse. Pri delu se skušajmo posvetiti predvsem aktivnostim, ki so zares pomembne za uspešnost projekta/tima/organizacije idr.

6. Vzemimo si odmor

Če želimo biti pri svojem delu učinkoviti in uspešni, se moramo biti sposobni osredotočiti na naloge. Prav zato je ključnega pomena, da vsake toliko časa naredimo nekajminutni odmor, se malo razgibamo ali sprehodimo, se nadihamo svežega zraka, spijemo kavo idr. 

7. Poiščimo motilce

Različna delovna mesta imajo različne motilce, ki nam preusmerjajo pozornost in nas odvračajo od dela, na primer zelo zgovorni sodelavec, preživljanje časa na spletnih družbenih omrežjih idr. Razmislimo, kaj vse moti našo zbranost na delovnem mestu in poskušajmo najti načine, da te motilce odstranimo ali pa vsaj zmanjšamo njihov vpliv. Na primer sodelavca lahko na prijazen način opozorimo, da imamo veliko dela in nimamo časa za pogovor, lahko pa se  po službi z njim srečamo na kavi; na računalnik si naložimo program, ki onemogoča dostop do nekaterih spletnih strani.

8. Uredimo svoj delovni prostor

Nepospravljen in neurejen delovni prostor pogosto zelo negativno vpliva na našo učinkovitost, saj nam veliko časa in energije vzame iskanje založenih stvari. Poskrbimo, da bo naš delovni prostor čist in urejen, saj se bomo v takem prostoru veliko bolje počutili. Pri roki imejmo stvari, ki jih dnevno potrebujemo, druge stvari pa  pospravimo.


Viri:

  1. Daum, K. (2013). 8 Things Really Efficient People Do. Pridobljeno s spletne strani: http://www.inc.com/kevin-daum/8-things-really-efficient-people-do.html
  2. Latumahina, D. (2011). 7 Tips to Work More Efficiently. Pridobljeno s spletne strani: http://www.lifeoptimizer.org/2010/09/16/work-more-efficiently/
  3. WikiHow (n. d.). How to be More Efficient at Work. Pridobljeno s spletne strani: http://www.wikihow.com/Be-More-Efficient-at-Work