ČasZaradi hitrega in nenačrtovanega načina življenja nam pogosto zmanjka časa, da bi pravočasno končali delovne naloge in vsakodnevna opravila ter za sprostitev in prosti čas, vse to pa nam povzroča stres. Prav zato so za vodstvene delavce in za vse druge, ki se dnevno srečujemo s pomanjkanjem časa, pomembne  veščine učinkovitega upravljanja s časom.

Bodimo bolj učinkoviti v službi in doma

Upravljanje časa pomeni učinkovito izrabo časa za uresničevanje zastavljenih nalog in  ciljev. Pomaga nam povečati učinkovitost na delu in v privatnem življenju ter nam omogoči, da  izkoristimo dani čas na najboljši možni način. S pomočjo upravljanja s časom imamo kontrolo nad delom in svojim življenjem, zmanjšamo nered, zmedo in stres,  več časa pa lahko posvetimo pomembnejšim nalogam.

Organiziranje časa nam daje številne prednosti:
•    boljšo pripravljenost na naslednji delovni dan,
•    pregled in jasnost dnevnih zahtev,
•    urejenost poteka dneva,
•    izključitev pozabljanja,
•    osredotočenje na bistveno,
•    samodisciplino pri opravljanju nalog,
•    doseganje dnevnih ciljev,
•    odpravljanje stresa in stresnih situacij,
•    bolj učinkovito ravnanje z motnjami in prekinitvami,
•    ohranjanje zbranosti pri nepredvidenih dogodkih,
•    večje zadovoljstvo in osebno učinkovitost.

Najpomembnejša prednost in glavni namen organiziranja časa pa je prihranek časa. Pri uspešni rabi tehnik za načrtovanje časa in delovnih metod lahko dnevno prihranimo od 10 % do 20 % časa.


Kako porabljamo čas? Ugotovimo z analizo!

Prvi korak do izboljšanja izrabe časa bomo naredili z analizo tega, kako v določenem časovnem obdobju, dnevu ali tednu, porabljamo čas. Analize se lotimo tako, da pišemo dnevnik aktivnosti vsaj tri dni zaporedoma, najbolje pa ves teden. V dnevnik zapišemo vse aktivnosti, ki smo jih naredili v posameznem dnevu, in koliko časa so trajale. Najbolje je, da jih zapisujemo sproti in da aktivnosti kategoriziramo, saj nam to omogoča učinkovitejšo analizo. Kategorizirane aktivnosti nam pokažejo, koliko časa porabimo za urejanje dokumentov, odmore, pogovore z naključnimi obiskovalci, telefonske klice, elektronsko pošto in druge aktivnosti. Nato naredimo oceno koristnosti in pomembnosti posameznih aktivnosti. Vsekakor ni smiselno porabiti polovice svojega časa za aktivnosti, ki niso pomembne in ki ne pripomorejo k doseganju zastavljenih ciljev.


Načrtujmo naš dan!

Ko poznamo aktivnosti, ki nam kradejo čas, se lahko lotimo načrtovanja izrabe časa. Na začetku je najbolje, da načrtujemo vsak posamezni dan. Kdor z načrtovanjem ne obvlada poteka dneva, se bo namreč težko držal načrtov za daljša časovna obdobja. V povprečju  za načrtovanje potrebujemo le 10 minut. Naš dnevni načrt naj vsebuje nujna dela iz seznama nalog za teden oziroma mesec, neopravljene naloge od prejšnjega dne, nove dodatne naloge, časovne roke, telefonske pogovore in korespondence ter redne naloge.


Ključno pravilo – načrtujmo le polovico delovnega časa

Osnovno pravilo načrtovanja je, da planiramo le 50 do 60 % časa od osmih delovnih ur, kar pomeni, da načrtujemo aktivnosti le za štiri do pet ur.  Preostanek delovnega dneva je namenjen reševanju nepričakovanih in nenačrtovanih aktivnosti in družbenim aktivnostim. Obe skupini aktivnosti zavzameta vsaka po približno 20 % delovnega dne. Načrt aktivnosti sestavimo konec delovnega dne za naslednji dan. Ker smo zapisali vse, kar moramo storiti naslednji dan, na ta način razbremenimo um in se lahko lažje sprostimo. Tudi naš spanec je trdnejši in brezskrben, saj vemo, da smo že pripravljeni za naslednji dan. S pisanjem dnevnih načrtov lahko dosežemo večjo produktivnost in učinkovitost pri delu. Izkušnje v praksi kažejo, da zaradi časa, ki ga potrebujemo za načrtovanje dela, porabimo manj časa za izpeljavo nalog.


Načrte zapišimo!

Načrtovanje je učinkovitejše, če je v pisni obliki, saj lahko časovni načrti, ustvarjeni v glavi, hitro postanejo nepregledni in se izjalovijo. Zapisani načrti so bolj motivirajoči, pomagajo nam razbremeniti spomin in nam omogočajo nadzor nad našimi aktivnostmi. Dnevne načrte lahko zapisujemo v planer, ali rokovnik, ali pa uporabimo katerega izmed elektronskih pripomočkov, kot so na primer Microsoft Outlook in različne aplikacije za pametne telefone. Izberimo tisti pripomoček, ki nam najbolj ustreza.

Smiselnost načrtovanja je odvisna od vrste dela. Če na delovnem mestu opravljamo ponavljajoča se rutinska dela, potem pisanje dnevnih načrtov ni smiselno.  


POSEC metoda

POSEC metoda nam omogoča razdelitev nalog, opravil in aktivnosti na manjše segmente. Metoda temelji na predpostavki, da smo bolje pripravljeni na nepričakovane aktivnosti, če svojo pozornost najprej namenimo načrtovanim vsakodnevnim nalogam. Pomaga nam pri organiziranju nalog po prednostnem vrstnem redu, tako da so pomembne naloge pravočasno opravljene. Po tej metodi se organiziranja časa lotimo v naslednji korakih:

  1. Prioritize (določanje prednostnih nalog): pozornost namenimo prednostnim nalogam.
  2. Organizing (organiziranje): opravimo naloge, ki jih je potrebno redno izvajati za večjo uspešnost.
  3. Streamling (racionaliziranje): opravimo naloge, ki jih ne želimo postoriti, a jih moramo.
  4. Economizing (ekonomičnost): opravimo naloge, ki jih je potrebno storiti oziroma so posamezniku celo všeč, a niso ravno nujne.
  5. Contributing (prispevek): posvetimo se malenkostim, ki dolgoročno povzročajo spremembe, nimajo pa takojšnje koristi oziroma učinka.

Z veliko samodiscipline in samonadzora ter s pomočjo različnih tehnik in pripomočkov se lahko naučimo učinkovitega upravljanja s časom. Pri tem pa ne pozabimo, da moramo vedno nekaj časa nameniti tudi sprostitvi!

VIRI:

  1. Biyela, S. (2012). The POSEC method. Pridobljeno s strani http://sbu.biyela.co.za/2012/07/the-posec-method/
  2. MacKenzie, A. (1998). Časovna past. Ljubljana: Gospodarski vestnik.
  3. Seiwert, L. J. (1997). Novi 1x1 obvladovanja časa. Maribor: DOBA.
  4. Taylor, H. (2012). Macro vs. Micro time management. Pridobljeno s strani https://www.taylorintime.com/index.php?option=com_content&view=article&id=674:macr-vs-micro-time-management-&catid=68:goals-planning-and-scheduling&Itemid=200097
  5. Tracy, B. (2012). Time Management Tips to Increase Productivity and Improve Your Organizational Skills. Pridobljeno s strani http://www.briantracy.com/blog/time-management/6-time-management-tips-to-increase-productivity-organizational-skills/